Modalità di trasmissione dei documenti

Inviare all'Agenzia comunicazioni, richieste e dichiarazioni

Le comunicazioni, le istanze e le dichiarazioni (di seguito, per brevità, "documentazione") prodotte da soggetti esterni ai fini dei procedimenti e/o delle attività amministrative di competenza dell'Agenzia possono essere trasmesse dagli interessati (richiedenti/beneficiari) o da loro delegati su supporto cartaceo o digitale.

L'AVEPA utilizza come metodo preferenziale di comunicazione verso i richiedenti/beneficiari la posta elettronica certificata (PEC). A tal fine, l'AVEPA può acquisire l'indirizzo della casella PEC del richiedente/beneficiario rilevandolo direttamente dai documenti ricevuti, dal fascicolo aziendale o mediante l'accesso ai registri pubblici per i quali sussista l'obbligo di comunicazione della casella di PEC dell'azienda. È responsabilità del richiedente/beneficiario mantenere puntualmente aggiornato il proprio indirizzo PEC nel fascicolo aziendale ed eventualmente nei predetti registri pubblici, nonché comunicare tempestivamente all'Agenzia l'eventuale cessazione del proprio indirizzo PEC.

Le modalità di utilizzo del servizio di posta elettronica certificata sono descritte nella sezione Posta elettronica certificata.

I manuali procedurali e/o le istruzioni operative predisposti dall'AVEPA indicano chiaramente, per ciascun procedimento o attività amministrativa, le seguenti informazioni, se pertinenti:

  • il termine per la trasmissione della documentazione; l'eventuale carattere perentorio del termine è specificato chiaramente e sono indicate anche le conseguenze della mancata trasmissione della documentazione;
  • l'indicazione della struttura dell'Agenzia a cui deve essere trasmessa la documentazione;
  • le modalità di trasmissione della documentazione, in conformità a quanto riportato di seguito.

Qualora sia previsto un termine perentorio entro il quale l'interessato deve trasmettere la documentazione a pena di esclusione dall'ottenimento del beneficio, ai fini della verifica del rispetto del termine si considerano:

  • la data di registrazione a protocollo o repertorio, in caso di consegna a mano e tramite posta prioritaria;
  • la data di spedizione, in caso di invio tramite posta raccomandata, corriere espresso, fax e posta elettronica certificata (PEC).

Eventuali deroghe in tal senso possono derivare esclusivamente dall'applicazione di specifiche disposizioni di legge o di regolamento relative a particolari settori di intervento ed ambiti di attività dell'Agenzia. In tali casi, i manuali procedurali e/o le istruzioni operative indicano chiaramente il diverso criterio utilizzato ai fini della verifica del rispetto del termine per la trasmissione della documentazione.


Modalità di trasmissione della documentazione su supporto cartaceo

La trasmissione di documentazione su supporto cartaceo può avvenire esclusivamente attraverso le seguenti modalità:

  • consegna a mano
  • servizio postale (posta prioritaria o posta raccomandata)
  • corriere espresso
  • fax (ad esclusione delle istanze di contributo, per le quali tale modalità non è ammessa)

In particolare, in caso di consegna a mano la documentazione deve essere corredata da una lettera o nota accompagnatoria predisposta (e sottoscritta) a cura del mittente, in mancanza della quale i documenti saranno accettati con riserva ai fini della registrazione di protocollo.

La trasmissione di comunicazioni e dichiarazioni tramite fax deve avvenire secondo le modalità previste dall'articolo 38.3 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445.


Modalità di trasmissione della documentazione su supporto digitale

La trasmissione di documentazione su supporto digitale deve avvenire esclusivamente attraverso la posta elettronica certificata (PEC), con esclusione di ogni altro mezzo di trasmissione telematico. L'elenco completo delle caselle di posta elettronica certificata dell'Agenzia è disponibile nella sezione Posta elettronica certificata di questo portale e nell'Indice PA (www.indicepa.gov.it).

La documentazione trasmessa su supporto digitale deve essere prodotta secondo modalità che ne garantiscano l'integrità, l'immodificabilità e la staticità, nonché la leggibilità con i più comuni e diffusi applicativi informatici. A tal fine i documenti informatici allegati ai messaggi di PEC devono essere prodotti e trasmessi esclusivamente in uno dei seguenti formati di file previsti dalle regole tecniche del Codice dell'amministrazione digitale:

  • documenti: PDF, PDF/A
  • immagini: JPG, PNG, TIF
  • disegni: PDF, SVG, DXF, DWF
  • firma digitale: P7M, PDF
  • altri formati: XML, TXT, CSV

Sono inoltre accettati i formati Shapefile (SHP, SHX, DBF, SBN, SBX, FBN, FBX, AIN, AIH, PRJ, ATX, QIX).

Non sono ammessi, in quanto modificabili, i formati di file Microsoft Office (DOC, XLS, ecc.), Office Open XML (DOCX, XLSX, ecc.) e LibreOffice (ODT, ODS, ecc.), né i file compressi (ZIP, RAR, 7Z, CAB, TAR, ecc.), anche se contenenti file nei formati conformi sopra indicati.


ATTENZIONE: a partire dal 1° luglio 2015 il sistema di gestione informatica dei documenti dell'Agenzia rifiuta automaticamente i messaggi di PEC in arrivo con file allegati in formati non conforme alle regole tecniche del Codice dell'amministrazione digitale. In caso di rifiuto del messaggio a causa della non conformità di uno o più file allegati, il mittente riceve una notifica automatica di eccezione con l'indicazione dei documenti non conformi. I messaggi rifiutati a causa della non conformità dei documenti allegati non sono registrati a protocollo, né smistati agli uffici di competenza.

La trasmissione su supporto digitale di documentazione rilevante ai fini di procedimenti e/o attività amministrativi, si considera valida se effettuata dal richiedente/beneficiario (o suo delegato) secondo le modalità e con le caratteristiche indicate di seguito:

  • la trasmissione deve avvenire esclusivamente tra due caselle di PEC;
  • la documentazione trasmessa deve riportare chiaramente, a cura del mittente, l'indicazione delle informazioni anagrafiche necessarie ai fini della registrazione di protocollo;
  • la documentazione trasmessa deve riguardare un unico procedimento o attività ed essere riferita ad un unico soggetto richiedente/beneficiario;
  • la documentazione trasmessa deve essere prodotta in uno dei formati di file previsti dalle regole tecniche e sottoscritta, ove richiesto o necessario, con firma digitale del richiedente/beneficiario;
  • qualora non sia richiesto o necessario l'utilizzo della firma digitale, è possibile trasmettere documenti informatici ottenuti mediante copia per immagine su supporto digitale di documenti originali cartacei sottoscritti dal richiedente/beneficiario con firma autografa; in tal caso alla documentazione deve essere allegata la copia per immagine di un documento d'identità del richiedente/beneficiario;
  • la dimensione massima di ciascun file allegato non può superare i 5 Mb e la dimensione complessiva degli allegati non deve superare i 25 Mb.

Qualora la documentazione trasmessa tramite PEC assuma la forma di documenti informatici ottenuti mediante copia per immagine di documenti originali cartacei, il richiedente/beneficiario è tenuto a conservare la documentazione originale su supporto cartaceo per un periodo di almeno dieci anni ai fini di eventuali successivi controlli da parte dell'AVEPA e/o di altri soggetti preposti.

Qualora la documentazione trasmessa consista nell'invio di una comunicazione contenuta nel solo messaggio di posta elettronica certificata (senza allegati), la stessa si considera valida ai fini amministrativi esclusivamente se effettuata dal richiedente/beneficiario tramite la propria casella PEC.

Qualora la documentazione sia trasmessa tramite PEC da parte di un soggetto diverso dal richiedente/beneficiario, la trasmissione è considerata valida ai fini amministrativi esclusivamente in presenza di apposita delega prodotta secondo le modalità previste dall'art. 38.3-bis del DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e allegata al messaggio di posta elettronica certificata.

In ogni caso, qualora la trasmissione sia effettuata da un delegato del richiedente/beneficiario, la documentazione deve comunque risultare sottoscritta da quest'ultimo, il quale è individuato, ai fini della registrazione di protocollo, quale mittente della documentazione. Di conseguenza gli uffici dell'Agenzia indirizzano direttamente al richiedente/beneficiario ogni successiva comunicazione riferita alla documentazione trasmessa, interessandone eventualmente il soggetto delegato solo per conoscenza.


Informazioni
Mara Cecchinato
tel. 049 7708730
archivio@avepa.it

Pubblicato il: 05.06.2015  -  Ultima modifica: 06.07.2018
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