Il progetto Brooklyn
Brooklyn è un ponte verso il futuro, un progetto che nasce dalla volontà dell'AVEPA di porre le basi per una reale semplificazione dei processi interni ed esterni finalizzati alla gestione delle procedure di presentazione, istruttoria e pagamento delle domande di aiuti, premi e contributi nel settore agricolo.
Attraverso l'introduzione e la diffusione di tecnologie innovative (utilizzo della firma grafometrica presso gli sportelli operativi dell'Agenzia e degli organismi delegati), la digitalizzazione di documenti cartacei (a partire dal libretto di controllo per l'erogazione del carburante agricolo) e l'utilizzo di dispositivi mobili (tablet e smartphone) provvisti di specifiche app appositamente sviluppate da AVEPA, l'Agenzia punta a creare valore per le aziende agricole venete, riducendo i tempi che queste sono costrette a dedicare agli adempimenti burocratici - inclusi i controlli in campo a cui sono sottoposte - e liberando così risorse in termini di tempo per la gestione dell'azienda.
La nostra idea di innovazione
Lo scenario che abbiamo preso in considerazione è una tipica situazione di trade off, cioè quella che lega, in una relazione inversa, le ore lavorate (tempo lavorativo) e l'ozio (tempo libero), dove al crescere delle prime necessariamente decresce il secondo, e viceversa. È proprio su questa relazione che si basa il nostro concetto di innovazione: mettere a disposizione dei nostri clienti procedure, strumenti e servizi efficaci e semplici da utilizzare per ottenere le informazioni e le risposte necessarie all'impresa agricola, con l'obiettivo di generare un incremento di tempo da dedicare al lavoro in azienda anziché agli adempimenti burocratici.
Carburanti agricoli: tutti i dati on-line
L'Agenzia ha realizzato e reso disponibile alle aziende agricole un servizio on-line che consente di accedere a informazioni, modulistica e servizi relativi alla gestione dei carburanti agricoli direttamente dal portale dell'AVEPA.
A fronte delle domande di assegnazione del carburante che ogni anno vedono l'Agenzia autorizzare l'erogazione di quasi tre milioni di ettolitri di carburanti, le oltre 50.000 aziende interessate non ricevono più il libretto di controllo in formato cartaceo. I dati relativi alle quantità di carburante assegnato, ai prelievi effettuati ed alle disponibilità residue possono infatti essere consultati on-line accedendo all'apposito applicativo informatico sviluppato dall'Agenzia.
Grazie a questo sistema, l'agricoltore e il distributore di carburante possono verificare in tempo reale la situazione dell'azienda senza l'ausilio di documenti cartacei, evitando così il rischio di commettere errori di compilazione o di perdere le carte. A ciò si aggiunge anche lo snellimento dei processi di controllo e di monitoraggio dei consumi da parte dei funzionari dell'Agenzia, che possono essere svolti in tempo reale, anche al fine di valutare la necessità di eventuali assegnazioni supplementari.
Firma grafometrica: digitale, facile, per tutti
Ogni anno l'AVEPA riceve oltre 250.000 domande tra richieste di contributi e istanze per autorizzazioni, abilitazioni, diritti e ciascuna di queste comporta, mediamente, la stampa di una ventina di fogli di carta. Facile quindi stimare il risparmio derivante dall'introduzione di un sistema per la sottoscrizione digitale delle domande. L'Agenzia si è mossa in questa direzione individuando nella firma elettronica avanzata (FEA) basata sulla firma grafometrica la soluzione più adeguata in relazione al proprio contesto operativo.
Questo sistema di sottoscrizione si integra infatti con le applicazioni gestionali dell'Agenzia e permette di attuare una «transizione dolce», ma al tempo stesso efficace, dalla carta al digitale, vista la semplicità di utilizzo e l'elevato livello di sicurezza e affidabilità che la caratterizza. Gli utenti, infatti, firmano i documenti usando una «penna», come sono abituati a fare sulla carta, senza bisogno di avere con sé dispositivi particolari, né di ricordare codici e password come invece avviene con la firma digitale; ciò che ne risulta è un documento informatico originale, provvisto di valore giuridico e probatorio analogo a quello di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa.
La firma grafometrica è già disponibile per la presentazione delle domande relative all'assegnazione del carburante agricolo ed è destinata ad essere progressivamente estesa alle altre tipologie di domande, con l'obiettivo di eliminare la carta e contribuire al risparmio di tonnellate di carta e inchiostro per stampanti, incentivando così la sostenibilità ambientale dei processi produttivi dell'Agenzia.
App Mobile
L'Agenzia, in collaborazione con Google Enterprise, ha inoltre realizzato un progetto, unico nel suo genere, ideato per consentire ai propri funzionari di svolgere agevolmente le numerose attività di controllo sul territorio, organizzare in modo semplice la propria agenda e accedere a tutte le informazioni utili al controllo stesso direttamente da uno smartphone o da un tablet.
Il progetto prevede tra l'altro la realizzazione di una applicazione per dispositivi mobili (app) che consente di visualizzare, condividere e sottoscrivere in mobilità, subito sul campo, tutte le informazioni relative alla verifica in corso, dalla registrazione alla comunicazione degli esiti direttamente negli archivi informatici dell'Agenzia e nelle caselle di posta elettronica certificata (PEC) delle imprese.
L'integrazione con i sistemi GPS consente di utilizzare l'app per la memorizzazione di foto e video geolocalizzati e permette di velocizzare i tempi e i processi lavorativi, abbattendo le barriere spazio-temporali, rendendo più efficiente l'attività del personale dell'AVEPA e riducendo al minimo il tempo sottratto all'imprenditore agricolo per seguire l'attività dei controlli, liberando risorse in termini di tempo da dedicare alla propria azienda.
La partnership con Google
Grazie a questo progetto l'Agenzia si pone non solo all'avanguardia nel settore dei sistemi di gestione dei controlli in campo, ma è di fatto la prima amministrazione italiana a realizzare un progetto con la partecipazione attiva di Google Enterprise che, riconoscendo il valore strategico dell'idea in termini di innovazione ed esclusività, ha deciso di cofinanziarne lo sviluppo.
Il prossimo futuro vedrà infatti l'azienda agricola sempre più protagonista nell'impiego della tecnologia mobile come strumento oggettivo di autocontrollo e di relazione con l'Agenzia: sarà sufficiente far evolvere il sistema con moduli e procedure adeguati al riconoscimento delle utenze per aprire le porte ad una successiva fornitura di servizi informativi, di autodiagnosi, proattivi e di autocertificazione.