Che cos'è la posta elettronica certificata?

La posta elettronica certificata (spesso indicata più semplicemente come "posta certificata" o PEC) è un particolare servizio di posta elettronica attraverso il quale si possono inviare e ricevere messaggi di testo ed eventuali file allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Le caratteristiche di sicurezza e certezza della trasmissione rendono infatti opponibile a terzi il contenuto dei messaggi inviati/ricevuti attraverso la posta elettronica certificata.

Come funziona la posta elettronica certificata?

Il servizio di posta certificata funziona correttamente solo se entrambi i corrispondenti, mittente e destinatario, dispongono di una casella di posta elettronica certificata, che può essere acquistata presso un gestore di posta certificata accreditato (l'elenco dei gestori accreditati è disponibile nel sito web dell'Agenzia per l'Italia digitale).

Il mittente di un messaggio di posta certificata riceve dal proprio gestore una ricevuta di accettazione che attesta la presa in carico del messaggio, il momento della spedizione e i destinatari del messaggio; il gestore del mittente crea quindi un nuovo messaggio (c.d. "busta di trasporto") contenente il messaggio originale e vi appone la propria firma digitale in modo che il gestore del destinatario possa verificarne l'integrità quando lo riceve.

Una volta che il messaggio è stato consegnato al destinatario, il suo gestore invia al mittente una ricevuta di consegna con la quale attesta l'avvenuta consegna del messaggio (con indicazione della data e dell'ora di consegna) e il contenuto consegnato al destinatario. La ricevuta di consegna contiene infatti, in allegato, l'intero messaggio trasmesso, completo dei suoi eventuali allegati, a garanzia del fatto che tutto il contenuto è stato recapitato e non ha subìto modifiche durante la trasmissione.

Queste caratteristiche rendono la posta certificata un mezzo di trasmissione estremamente efficace sul piano giuridico-probatorio e sicuro dal punto di vista informatico in quanto i gestori coinvolti certificano non solo il momento dell'invio e della consegna del messaggio, ma anche la sua integrità.

La posta elettronica certificata in AVEPA

L'Agenzia ha attivato presso ciascuna sede una casella di posta elettronica certificata alla quale gli interessati possono inviare comunicazioni, istanze e dichiarazioni riguardanti le attività e i procedimenti amministrativi di competenza:

Tutte le caselle di posta certificata dell'AVEPA sono iscritte nell'Indice delle Pubbliche amministrazioni (Indice PA).

Al fine di ridurre le spese postali e di garantire una maggiore certezza e celerità della corrispondenza, l'Agenzia utilizza di norma la posta elettronica certificata per inviare comunicazioni e documenti informatici ai soggetti (persone, aziende, enti pubblici, organizzazioni e professionisti) che risultino in possesso di una casella PEC precedentemente comunicata all'AVEPA o presente nei registri pubblici (Registro Imprese, albi e ordini professionali, Indice PA e portale INI-PEC.

Le strutture operative dell'Agenzia utilizzano la posta elettronica certificata secondo modalità conformi alle disposizioni di legge vigenti, in particolare quelle stabilite dal Codice dell'amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche) e dalle relative regole tecniche di attuazione.

Usare la PEC per comunicare con l'AVEPA

Chiunque desideri comunicare con l'AVEPA attraverso la PEC deve utilizzare una casella di posta elettronica certificata in quanto le caselle PEC dell'Agenzia ricevono esclusivamente messaggi provenienti da altre caselle di posta certificata e gli eventuali messaggi di posta elettronica semplice (non certificata) sono rifiutati dal server, che invia al mittente una notifica automatica di eccezione.

E' possibile utilizzare la posta certificata per l'invio di comunicazioni scritte, ma anche per la presentazione di istanze (domande) e dichiarazioni riguardanti i procedimenti amministrativi di competenza dell'Agenzia.

In entrambi i casi è necessario seguire le indicazioni fornite di seguito e nella sezione Trasmissione di documenti in modo tale da consentire la corretta ricezione, registrazione e gestione all'interno del sistema di gestione informatica dei documenti dell'Agenzia, che provvede ad assegnare e smistare il messaggio ricevuto all'ufficio competente.

L'utilizzo della posta certificata per la trasmissione di comunicazioni, istanze e dichiarazioni all'AVEPA equivale alla dichiarazione da parte del mittente del proprio indirizzo di posta elettronica certificata e costituisce espressa accettazione da parte del mittente dell'invio da parte dell'Agenzia, tramite posta elettronica certificata, di qualsiasi comunicazione, documento e/o provvedimento amministrativo che lo riguardi.

Trasmettere comunicazioni, istanze e dichiarazioni

La trasmissione di documentazione su supporto digitale deve avvenire attraverso la posta elettronica certificata (PEC).

I messaggi di PEC inviati all'AVEPA devono avere le seguenti caratteristiche:

• il messaggio deve essere inviato da una casella di posta elettronica certificata chiaramente riconducibile al mittente del messaggio o ad un suo delegato (in tal caso è opportuno che la delega risulti da un documento allegato al messaggio, ad eccezione del mandato conferito ai Centri di assistenza agricola);
• il messaggio deve indicare chiaramente, a cura del mittente, le informazioni anagrafiche necessarie ai fini della registrazione di protocollo e i recapiti del mittente (o dell'autore, se diverso dal mittente);
• il messaggio deve riguardare un unico procedimento o attività ed essere riferita ad un unico soggetto richiedente/beneficiario;

Qualora i messaggi di PEC inviati all'AVEPA contengano uno o più allegati, i relativi documenti informatici devono avere le seguenti caratteristiche:

• la denominazione dei file non deve contenere caratteri speciali, segni di punteggiatura (compresi gli spazi) e caratteri accentati;
• la dimensione massima di ciascun file allegato non deve superare i 5 Mb e la dimensione complessiva degli allegati non deve superare i 25 Mb;
• i documenti informatici devono essere prodotti in uno dei formati di file previsti dalle regole tecniche del Codice dell'amministrazione digitale ed essere sottoscritti, ove richiesto o necessario, con firma digitale del richiedente/beneficiario;
• qualora non sia richiesto o necessario l'utilizzo della firma digitale, è possibile trasmettere documenti informatici ottenuti mediante copia per immagine su supporto digitale di documenti originali cartacei sottoscritti dal richiedente/beneficiario con firma autografa; in tal caso alla documentazione deve essere allegata la copia per immagine di un documento d'identità del richiedente/beneficiario.

Formati di file accettati per la trasmissione di documenti tramite la PEC

L'AVEPA accetta documenti informatici allegati ai messaggi di PEC esclusivamente se prodotti e trasmessi dal mittente in uno dei seguenti formati di file:

Non sono ammessi formati di file diversi da quelli elencati nella tabella.

ATTENZIONE: il sistema di gestione informatica dei documenti dell'Agenzia rifiuta automaticamente i messaggi di PEC in arrivo con file allegati in formati non conforme alle regole tecniche del Codice dell'amministrazione digitale. In caso di rifiuto del messaggio a causa della non conformità di uno o più file allegati, il mittente riceve una notifica automatica di eccezione con l'indicazione dei documenti non conformi. I messaggi rifiutati a causa della non conformità dei documenti allegati non sono registrati a protocollo, né smistati agli uffici di competenza.

Ulteriori informazioni sulla trasmissione di documentazione all'AVEPA sono disponibili alla pagina Trasmissione di documenti.

Informazioni
Mara Cecchinato
tel. 049 7708730
archivio@avepa.it