è l’Organismo Pagatore regionale, voluto dall’Unione Europea (UE) e creato dal Ministero per le Politiche Agricole e Forestali (MIPAF), responsabile del processo di erogazione di aiuti, contributi e premi previsti da disposizioni comunitarie, nazionali e regionali a favore del mondo rurale stanziati rispettivamente da:

- Fondo Europeo Agricolo di Orientamento e di Garanzia (FEOGA), sezione Garanzia

- Stato Italiano e

- Regione Veneto

L’Agenzia, istituita con Legge della Regione Veneto n. 31 del 9 novembre 2001, opera autonomamente in termini amministrativi, organizzativi e contabili, ma collabora con l’Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura (AGEA) per il coordinamento dei piani comunitari, con la Regione Veneto per l’attuazione dei Piani di Sviluppo Agricolo (PSR), con i Centri di Assistenza Agricola (CAA) per le fasi di ricevimento delle domande.
AVEPA, ente pubblico creato con gli obiettivi di attuare un decentramento operativo e di avvicinare le Istituzioni al territorio, opera in regime di monopolio di fatto.
La normativa che disciplina l’ambito di intervento dell’Agenzia deriva da fonti sia comunitarie che nazionali e regionali; di centrale importanza le disposizioni inserite nel:

- Reg. CE n. 1663/95 che stabilisce modalità di applicazione delle procedure di liquidazione dei conti FEOGA, sezione Garanzia

- Reg. CE n. 1258/99 relativo al finanziamento della Politica Agricola Comune (PAC)

Dal 2002 AVEPA provvede a:

- ricevere ed istruire le domande presentate dalle imprese agricole

- autorizzare (definire) gli importi da erogare ai richiedenti

- liquidare ed eseguire i pagamenti

- contabilizzare i pagamenti nei libri contabili

- rendicontare il proprio operato all’UE

- redigere ed aggiornare i manuali procedurali relativi alle funzioni autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione pagamenti

Il modello operativo di AVEPA asseconda ed agevola i flussi di comunicazione tra le diverse Aree dell’Agenzia e tra la stessa e gli interlocutori esterni.
Il rapporto di utenza si esplica sia all’interno dell’Agenzia (tra Aree) sia all’esterno; gli attori esterni possono essere ricondotti alle seguenti categorie:

- fornitori dei fondi: UE, Stato e Regione Veneto

- fornitori dei servizi: AGEA, CAA, CSQA Certificazione S.r.l., Corpo Forestale dello Stato (CFS), ecc.

- beneficiari dei fondi: imprese agricole venete

- controllori: revisori esterni e società di certificazione, oltre ai finanziatori stessi (UE, Stato e Regione Veneto)

Dai principi e dai criteri inseriti nel Reg. CE n. 1663/95 deriva la struttura organizzativa di AVEPA: l’Agenzia si articola in una Sede Centrale Direzionale-amministrativa ed in sette Strutture Periferiche (SP), una in ciascuna provincia (si veda immagine sotto).
Inoltre la struttura comprende anche dieci Uffici Agricoli Zonali (UAZ) e Recapiti Zonali.
Le SP di AVEPA caratterizzano la loro attività per un rapporto diretto e privilegiato con l’utenza: grazie alla loro ubicazione presidiano il territorio regionale e forniscono informazioni/assistenza alle imprese agricole richiedenti. Infatti provvedono sia alla ricezione delle domande di finanziamento sia alle attività istruttorie per permettere alla Sede Centrale di procedere con l’effettiva erogazione dei pagamenti ai beneficiari.

La Sede Centrale dell’Agenzia, sita a Padova, si articola in cinque Aree, oltre alla Direzione, ed in alcuni Servizi-Funzioni collocati in posizione di staff al Direttore, in dettaglio:

• Il Direttore: ha la rappresentanza legale di AVEPA ed adotta ogni atto necessario alla gestione ed al funzionamento dell’Agenzia (es. i regolamenti relativi all’organizzazione, alla contabilità ed al personale; i bilanci preventivi; i rendiconti generali); adotta specifici manuali e modelli procedimentali in applicazione della normativa comunitaria, nazionale e regionale.
• L’Area Tecnica e di Autorizzazione (ATA) verifica le condizioni oggettive per procedere con l’autorizzazione dei pagamenti fissando i requisiti di dettaglio delle singole fasi e stabilendo, per le misure gestite direttamente, gli importi da pagare ai richiedenti mediante le attività relative alla presentazione delle domande di aiuto, all’esecuzione dei controlli amministrativi ed oggettivi ed al calcolo degli importi da liquidare.
  Emana i nulla osta relativi all’autorizzazione dei pagamenti dei regimi di aiuti e contributi agricoli in conformità alla normativa comunitaria; assicura la gestione uniforme delle procedure operative da parte delle unitàperiferiche e dei soggetti convenzionati attestandone la correttezza e la conformità.
  Inoltre definisce i manuali procedimentali da sottoporre all’approvazione del Direttore ed attua le azioni sostitutive nei confronti dei soggetti delegati che non rispettino le norme.
• L’Unità Complessa Esecuzione (UCE) impartisce le istruzioni per il pagamento al tesoriere accertando la sussistenza e la conformità dei requisiti richiesti alla materiale esecuzione dei pagamenti.
  Assicura la tenuta e la regolarità dell’attività in materia di garanzie accertando la ripartizione corretta degli aiuti alle fonti di finanziamento el’oggettività della copertura finanziaria.
  Infine cura la trasformazione dei nulla osta in ordine di pagamento gestendo anche la fase di assistenza post pagamento.
• L’Area Controllo Interno (ACI) è determinante per il consolidamento di AVEPA in qualità di Organismo Pagatore del FEOGA Garanzia ed è indipendente dagli altri Servizi dell’Agenzia riferendo direttamente alla Direzione.
  Espleta le attività di propria competenza secondo metodologie condivise a livello internazionale come disposto dal Reg. CE n. 1663/95.
  Garantisce l’efficacia e l’efficienza del sistema di controllo internoall’Agenzia in conformità alle norme comunitarie (UE) e nazionali (AGEA e società di certificazione).
  Formula proposte in merito agli obiettivi ed alle risorse necessarie per il loro conseguimento in relazione ai piani annuale e pluriennale di audit, in accordo alle strategie indicate dalla Direzione.
• L’Area Organizzazione e Servizi (AOS) garantisce la gestione e lo sviluppo organizzativo dell’Agenzia attraverso l’impiego delle diverse variabili socio-tecniche (processi, persone, competenze, sistemi informativi, ecc.) al fine di adeguare l’organizzazione alle richieste di presidio delle competenze che supportano i processi di produzione e diservizio.
  Assicura la gestione e lo sviluppo dell’infrastruttura tecnologica e del sistema informatico che garantiscono il soddisfacimento delle esigenze di servizio del settore rurale.
  Oltre ad acquisire le risorse umane necessarie al funzionamento dell’Agenzia, pianifica e realizza le attività formative interne ed esterne a supporto dello sviluppo organizzativo di AVEPA.
• L’Area Amministrativo Contabile (AAC) garantisce la regolarità delle operazioni economico-finanziarie sia di gestione e funzionamento dell’Agenzia sia di contabilizzazione e rendicontazione dei contributi/aiutirelativi al FEOGA.
  Cura la gestione del legale e dei contenziosi relativi alle irregolarità nell’applicazione dei regolamenti CE.
  Monitora i risultati raggiunti ed effettua attività di reporting sui lavori in corso sulla base delle funzioni di competenza coordinando anche gli uffici periferici addetti all’amministrazione del personale e della ragioneria.

Le Strutture Periferiche adottano un modello organizzativo in cui le funzioni aziendali sono raggruppabili in Macro Funzioni per affinità di intervento, dove ogni Macro rappresenta un obiettivo (mission) della struttura da sviluppare secondo principi di efficienza, trasparenza ed innovazione assicurando i servizidi AVEPA in tutto il territorio.

Come visto in precedenza, AVEPA si avvale della collaborazione di enti esterni ai quali delega alcune attività del processo di erogazione: AGEA, Regione Veneto, CAA, CSQA Certificazione S.r.l., CFS, ecc.
Le attività affidate all’esterno, come disposto dal Reg. CE n. 1663/95, sono regolate da dettagliate convenzioni quadro volte a garantire la correttezza del processo ed il mantenimento del livello qualitativo nella fornitura del servizio.
Il pagamento di un contributo è, quindi, solo la fase finale di un’articolata procedura di erogazione alla quale partecipano diversi attori che operano sia all’interno (dipendenti) sia all’esterno dell’Agenzia (imprese agricole, UE, Stato,CAA, ecc.).
Gli interlocutori esterni intervengono in misura diversa nel processo di assegnazione dei contributi (si veda grafico riportato sotto):

- UE, Stato, Regione Veneto: assumono il duplice ruolo di fornitori dei fondi destinati agli operatori agricoli e di controllori dell’intero processo (visite periodiche di controllo per monitorare la correttezza della gestione e delle erogazioni)

- AGEA sezione Coordinamento: è l’Organismo nazionale per le erogazioni in agricoltura che funge da ente di raccordo con l’UE, coordina e supporta l’attività degli Organismi Pagatori regionali

- CAA: nel 2003 è stata avviata una graduale procedura di semplificazione burocratica che, di recente, ha riconosciuto i CAA titolari della ricezione delle domande per alcuni settori di intervento (PAC seminativi, carni bovine ed ovicaprine, misure E ed F dello Sviluppo Rurale e dell’aggiornamento del fascicolo del produttore). Strumenti determinanti di questo snellimento sono stati lo sviluppo e l’implementazione di alcuni applicativi: Sistema Operativo Dichiarazioni (SOD) per la gestione dell’anagrafica aziendale e Sistema Operativo Pratiche (SOP) per la gestione on-line delle domande e del conseguente pagamento degli aiuti

- imprese agricole venete: sono i beneficiari dei fondi, quindi coloro che valutano la qualità del servizio erogato; l’organizzazione dell’Agenzia, nella sua interezza, è protesa a garantire la massima facilità di accesso e la semplificazione dei processi al fine di agevolare i destinatari del servizio

Grafico : Processo di erogazione dei contributi ed attori coinvolti

Allo scopo di garantire la correttezza dell’applicazione delle procedure verso le imprese agricole venete, AVEPA svolge funzioni di controllo sugli organismi delegati (AGEA, CAA, CSQA, CFS, ecc.) per verificare la correttezza e la sicurezza delle attività assegnate.
In questi anni di attività, l’adozione di tale metodologia operativa ha permesso ad AVEPA di erogare tutti i contributi comunitari (FEOGA) e dello Stato e di registrare rilevanti pagamenti in overspending (in più del previsto).
L’efficienza e la tempestività operativa hanno spinto il MIPAF, di concerto alla UE, a rilasciare ad AVEPA la graduale estensione delle attività in nuovi settori per cui in precedenza non era stato assegnato l’accreditamento.
Il progressivo processo di riconoscimento può essere ripercorso attraverso i Decreti MIPAF (26 giugno 2002, 12 marzo 2003, 8 luglio 2004) che, a partire dal 2002, hanno riconosciuto all’Agenzia tutti i settori di intervento.
L’ultimo decreto, luglio 2004, segna il completamento del passaggio di competenze da AGEA ad AVEPA per tutti i settori di intervento non inclusi nei precedenti provvedimenti, a decorrere dal 16 ottobre 2004 (si veda tabella di sintesi).

Tabella di sintesi: settori di intervento/Decreti MIPAF

Inoltre la Regione può delegare ad AVEPA, previa stipula di apposite convenzioni, la gestione delle proprie competenze riguardanti i fondi strutturali comunitari, nazionali o regionali, oltre alla gestione delle attività connesse e funzionali all’erogazione di aiuti.